7 первых шагов повысить эффективность посещения конференции

Наверняка, большинство из вас согласится, что наравне с бизнес-литературой, обучением в бизнес-школах и внутрекорпоративными тренингами бизнес-конференции являются неотъемлимой частью профессионального образования и получения необходимого опыта. В то же время, все больше людей порой бывают недовольными результатами своего посещения конференции или форума. 

Поэтому в этой статье я расскажу о 7 способах повышения эффективности от конференции еще до ее посещения! 

Цель посещения.

1. В самом начале сформулируйте для себя цель посещения конференции. Как ни странно, цели могут быть совершенно разные. Иногда важно получить свежую информацию и решения из первых рук, иногда интересно обзавестись бизнес-контактами в определенной среде, иногда полезно посетить конференцию для того, чтобы определить, насколько сильно развивается рынок в среднем и чем руководствуютися ваши конкуренты. Встречалось даже видеть людей, которые посещали такие мероприятия с целью поиска новой работы, или наоборот, новых сотрудников - причем, инструмент, как оказалось, очень эффективный. Контакты, информация, решения, конкурентная разведка, поиск работы???

Важно: если вы ищите информацию и решения, посещайте узкоспециализированные конференции, докладчики которых - практики, работающие в вашем или близком бизнесе. Если вы ищите контакты - посещайте конференции с докладчиками и участниками из крупных фирм или занимающих высокие позиции, а также, на которых присутствуют члены ассоциаций, представители власти и так далее.

Выбор конференции.

Самое главное, выбирать конференцию должны вы сами или ваш начальник, а не HR-отдел. Выбор конференции должен основываться на сочетании "темы-докладчики-участники".

2. Выберете интересную и полезную для вас тематику в целом! Внимательно прочтите, какие ключевые темы и какие конкретные вопросы будут освещаться на конференции и актуальны ли они для вас. Опасайтесь слишком общих и открытых формулировок, равно как и избитых проблем в стиле "Как измерять эффективность рекламы"!

3. Посмотрите, кто является докладчиками конференции. Какие компании они представляют и какие должности в них занимают. Смогут ли они на ваш взгляд раскрыть заявленные темы? Запросите у организаторов и списки участников конференции, обратите внимание на их компании и должности. Подходите ли вы под профиль участника или нет?

Важно: Не принимайте согласия в участии в конференции, пока число докладчиков не составит минимум 50% от количества тем, а число участников - минимум 30 человек.

4. Обратите внимание на компанию-организатора. Проводила ли она конференции по этой тематике прежде? Если да, то ознакомьтесь с прошлогодними конференциями - отличаются ли темы и докладчики (если нет, то конференция этого года - неактуальна). Запросите отзывы участников, а также попросите выслать вам брошюру конференции.

Важно: Брошюра - визитная карточка продукта, и то, насколько профессионально она оформлена и насколько полно в ней содержится вся информация, может многое сказать об организаторах.

Выгодно и с пользой.

На сегодняшний день стоимость 1 дня участия в конференции составляет от 600 евро и доходит до бесконечности. Если вы хотите немного снизить финансовые риски, у вас есть несколько инструментов для этого!

5. Конечно, покупая услугу, обязательно просите скидку. Но не надейтесь, что организаторы подарят вам ее за хорошие глаза, просто постарайтесь найти причину для нее. Вот несколько вариантов, при которых в большинстве случаев организаторы готовы пойти на скидку:

- предложите раннюю оплату (в течение 3-5 дней, особенно если до конференции осталось еще больше 4х недель). В таком случае, вы можете расчитывать на скидку до 10-15%.

- предложите зарегистрировать 2х или более человек от вашей компании. И смело можете расчитывать на суммарную скидку в размере 15-20%.

- предложите себя в качестве выступающего. В случае, если ваша персона заинтересует организаторов, вы не будете платить вообще ничего. В обратной ситуации, предложите выступить по актуальной теме, а также оплатить участие, но с большой скидкой.

Важно: профессиональные организаторы не допустят вас к выступлению если вы представляете агентство и/или хотите достичь своих коммерческих целей на конференции.

Важно: имейте в договоре об оплате пункт, что вы имеете право отказаться от услуги и получить выплаченную сумму обратно в случае, если n% заявленных докладчиков не примут участие в конференции (честно говоря, это убивает нервные клетки организаторов, но что тут поделать?!)

Подготовка к конференции.

6. Тщательно изучите тематику конференции. После этого возьмите лист бумаги и напишите 5-10 вопросов, на которые вы хотели бы получить ответы коллег. Если программа конференции достаточно полна, вы еще до конференции сможете понять, кому стоит задать эти вопросы. Идеальный вариант, если вы свяжитесь с организаторами и попросите переслать ваши вопросы спикерам, чтобы те успели могли дать подготовленные ответы на мероприятии.

7. Как ни странно, многие берут 5-7 визитных карточек. После второго кофе-брейка они при знакомстве пожимают плечами и смотря в пол говорят, что визитки кончились. Поэтому узнайте планируемое число посетителей конференции и возьмите на 10% больше (поскольку вы еще оставите и организаторам, и возможно, кому-то из прессы). Помимо карточек было бы здорово иметь при себе какую-то информацию о вашей деятельности и о вашей компании. Кто знает, где вам придется познакомиться с вашим будущим партнером???

Ну что же, это первые 7 шагов, которые помогут сделать конференцию более продуктивно еще до вашего посещения. В ближайшие дни я познакомлю вас с 7 факторами успеха на самой конференции.